Control de acceso: ¿Cómo hacer más eficiente el sistema de registro de visitantes?

Cada compañía puede recibir varias visitas a diario. Entonces, para las empresas que dependen del control de acceso electrónico para administrar el flujo de personas y la seguridad, ¿cuál es la mejor forma de realizar la gestión del sistema de registro de visitantes de manera segura y conveniente?

¡Seguí leyendo y enterate!

Limitaciones del sistema de registro de visitantes

Actualmente hay varias soluciones de gestión de visitantes (VMS) disponibles en el mercado, a menudo ofrecidas como parte de un sistema de control de acceso.

Todas estas soluciones tienden a funcionar de manera similar y presentan los mismos desafíos o limitaciones:

  • Los visitantes deben registrarse con la empresa o el empleado anfitrión al menos con un día de anticipación
  • La información suele registrarse manualmente y, si se escribe a mano, usualmente con mala letra, lo que dificulta el mantenimiento y la comprobación de los registros.
  • Los visitantes deben registrarse en el mostrador de recepción, lo que generalmente suele ser un proceso lento y puede causar demoras si hay muchos visitantes a la vez.
  • El proceso de extremo a extremo consume tiempo y es ineficaz tanto para los visitantes como para el personal administrativo, particularmente en sitios grandes y complejos que tienen muchos visitantes.
  • Las lagunas en el sistema o el registro de última hora a menudo también pueden dar lugar a una seguridad limitada o insuficiente antes de que se le otorgue acceso a un sitio.
  • Los sistemas de gestión de registro de visitantes no pueden registrar, almacenar y analizar datos de visitantes que podrían ser útiles para la empresa.

Lograr un sistema de registro de visitantes más eficiente 

Proceso simplificado en el sistema de registro de visitantes

Los visitantes pueden registrarse directamente a través de WeChat o el sitio web del cliente.

Proceso de autoregistro de visitantes

Un proceso simple de autoregistro que, una vez verificado, enviará un código QR o un código de registro al visitante, lo que facilitará el inicio de sesión rápido y fácil en el sitio.

Integración con los sistemas de control de acceso

Un mejor sistema de gestión de registro de visitantes cuanta con un software que se puede integrar con las principales plataformas de administración de acceso.

Control de visitantes

Los visitantes no deseados pueden agregarse a una lista negra que bloqueará su registro; los visitantes sospechosos o el registro pueden activar una notificación automática enviada al cliente; la cantidad de visitantes que un empleado puede recibir puede ser limitada.

Costos laborales reducidos

Al adoptar una solución automatizada, los clientes pueden reducir la cantidad de personal administrativo que se necesita en el sitio.

Analítica competente

Los clientes pueden obtener acceso según demanda a diversos informes y registros personalizados, y analizar los datos de los visitantes en un período de tiempo o sitio específico, lo que permite una supervisión optimizada y una mejor gestión de visitantes.

Personalizable según las necesidades operativas reales

Las características del sistema de registro de visitantes pueden personalizarse en función de las necesidades operativas reales del cliente.

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